Durante muito tempo o Excel foi a ferramenta mais usada pelos gestores para acompanhar e gerenciar os indicadores de performance de suas equipes. No entanto, a tecnologia avançou muito e a transformação digital nos proporcionou novas oportunidades e soluções mais eficientes. Pensando nisso, nesse artigo, trouxemos para você Os 5 motivos para você não acompanhar seus indicadores pelo Excel.
Continue a leitura e confira a seguir quais são as principais desvantagens em usar uma ferramenta, como o Excel, ao invés de soluções mais tecnológicas e completas como softwares SaaS que existem no mercado.
Confira: Motivos para investir em uma ferramenta de gestão de performance e resultados.
Quais são os 05 motivos para você não acompanhar seus indicadores no Excel?
O Excel é uma ferramenta muito útil para diversas atividades dentro das empresas, e até mesmo para acompanhar e organizar o cotidiano das pessoas. Entretanto, quando o assunto é acompanhamento e gestão de indicadores, existem alguns fatores em que o Excel deixa a desejar. Confira a seguir quais são os motivos pelos quais você não deve acompanhar seus indicadores de performance no Excel.
1 – Falta de Segurança de dados
O primeiro motivo é a falta de segurança de dados, principalmente quando falamos na gestão de indicadores, o uso do Excel tem como uma desvantagem a pouca segurança nos dados.
No Excel, a vulnerabilidade nos dados é maior, já que correm mais risco de serem apagados, alterados ou de ficarem inacessíveis caso o arquivo se corrompa. Desta forma, gerando problemas sérios com fornecedores, clientes e até mesmo com a auditoria, acarretando prejuízos enormes para a empresa.
Com um software SaaS os seus dados se tornam muito mais seguros, já que é realizado um backup automático dos dados e salvo tudo na nuvem. Desta forma, você não corre o risco de perder tudo nem precisará gastar uma fortuna tentando recuperar dados importantes.
2 – Dificuldade na centralização os dados
Com o uso do Excel, você acaba enfrentando uma certa dificuldade quando você precisa centralizar diversas fontes de dados em um só lugar. Por exemplo, na hora de elaborar um relatório seja para a diretoria ou apenas para controle interno, o trabalho aumenta pois deve ser feito de forma manual.
O uso dessa ferramenta, acaba tornando o processo mais lento e difícil, já que se torna necessário buscar os dados em diversos tipos de planilhas diferentes, até que se torne possível colocar todas as informações necessárias em um só lugar. Diferente dos Softwares SaaS que são soluções mais completas e modernas, que permite muitas vezes não somente centralizar os dados, mas também gerar relatórios mais completos de forma automatizada.
3 – Aumento no índice de erros
Um dos principais problemas que encontramos ao acompanhar seus indicadores no Excel é a maior probabilidade de erros. O preenchimento manual dos dados e sua falta de segurança, acabam aumentando a chance de erros e falhas humanas, o que pode acabar custando muito caro para a empresa.
Existem diversos tipos de erros que podem ser cometidos, e podemos citas alguns como: Inserção de informações incorretas, esquecimento de colocar alguma informação importante.
4 – Dificuldade na integração com outras ferramentas
Seguindo com a nossa lista de motivos para você não acompanhar seus indicadores no Excel, não poderíamos deixar de falar sobre a dificuldade na integração com outras ferramentas. Geralmente, é muito mais fácil fazer esse tipo de integração entre as outras soluções oferecidas pelo pacote Microsoft Office; importar dados de outras plataformas é mais difícil.
Mas, quando se trata de integrar com outros sistemas que a sua empresa já possui, como por exemplo, o sistema de folha de pagamento, já fica um pouco mais complexo. Isso acaba limitando as análises dos dados e compromete a organização e resultados dos mesmos.
5 – Queda nos índices de produtividade das equipes
Todos os motivos que listamos até aqui, nos leva ao último ponto desta lista, que seria a queda nos índices de produtividade das equipes. Isso se dá, porque o fato de ficar atualizando manualmente diversas fontes de dados acaba demandando muito tempo dos funcionários responsáveis por essa atividade, e com isso deixam de se dedicarem a outras atividades que agregam maior valor para os resultados do negócio.
Para um bom gestor é imprescindível saber como fazer a gestão do seu negócio e otimizar o tempo e produtividade dos profissionais, então a melhor solução é encontrar soluções tecnológicas que ajudem nos processos manuais e consequentemente aumentem a produtividade das equipes responsáveis por realizar esse tipo de demanda.
Conclusão
Essas foram Os 05 motivos para você não acompanhar seus indicadores no Excel, e mesmo que essa ferramenta ainda seja muito útil e utilizada nas empresas, vem se tornando cada vez mais obsoleta, principalmente se a compararmos com soluções mais modernas disponíveis no mercado.
Tendo em vista as desvantagens de acompanhar seus indicadores no Excel, que tal abandonar essa ferramenta e automatizar de vez seus processos com o uso de um Software 100% SaaS?
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