Quando você pensa em rotina qual é a primeira coisa que vem a sua mente? E, quando o assunto é gestão o que você pensa? Toda empresa enfrenta o desafio de melhorar seus processos de gestão, para que eles possam de fato ser controlados e analisados de forma eficiente. Por isso, precisamos saber como as rotinas de gestão pode impactar no crescimento da sua empresa.
Sem dúvidas, o que podemos adiantar logo de cara é que a rotina de gestão tem impacto diretamente no aumento da produtividade e confiabilidade dentro dos processos; além de ajudar na melhora dos indicadores de qualidade e redução dos gastos desnecessários. Entretanto, para que esses resultados sejam alcançados será necessário a criação e consolidação de uma cultura de processos organizados e eficientes.
O que de fato são as rotinas de gestão?
Antes de tudo precisamos entender qual é a definição de rotina. As definições que foram encontradas nos dicionários são várias, mas a que melhor se encaixa para o contexto que precisamos aplicar aqui neste texto é a de que: “Hábito de fazer as coisas sempre da mesma maneira, maquinal ou inconscientemente, pela prática ou imitação”. Quando traduzimos para a realidade de uma empresa, quais seriam os problemas que afetam diretamente as rotinas de gestão?
Existem diversos problemas que poderíamos citar, mas dentre todos, os que possuem um impacto maior e direto no crescimento da empresa são:
- Insatisfação dos colaboradores ou colaboradores desmotivados;
- Comunicação ineficiente onde falhas na comunicação entre o gestor e a equipe geram problemas no ambiente de trabalho;
- Falta de feedback para que um time atue com eficiência, é preciso que os gestores deem feedback;
- Falta de treinamento adequado para manter a produtividade em alta e a equipe ficar motivada;
- Dificuldade de alavancar a lucratividade e resultados individuais e coletivos.
Como melhorar o crescimento da sua empresa através das rotinas de gestão?
As gestões de rotinas são responsáveis por acompanhar assiduamente as atividades realizadas pelas equipes afim de aumentar a excelência das mesmas. Quando se tem uma gestão de rotina muito bem organizada e com todo o time consciente de suas responsabilidades será muito mais fácil controlar e acompanhar as atividades realizadas na empresa com o intuito de maximizar a excelência das mesmas.
As rotinas de gestão podem ser aplicadas em qualquer setor dentro da sua empresa, mas vale lembrar que para que a rotina estabelecida seja bem sucedida é necessário que o processo estabelecido seja adequado para o comportamento, necessidade e até mesmo as limitações dos funcionários envolvidos que já trabalham na empresa. Por isso, que a habilidade de comunicação também é muito importante para que o Gerenciamento de Rotina seja eficaz. Confira a seguir como você que é gestor ou líder de alguma área pode melhorar o crescimento da sua empresa através das rotinas de gestão.
1. Padronização dos processos;
Em relação a padronização dos processos, quando os processos que são feitos com uma certa frequência são padronizados você consegue elevar os resultados do time. Quando se tem processos padronizados, o resultado se torna muito mais fácil de ser atingido.
2. Definição clara dos projetos;
Sem dúvida, quando se tem muito claro quais são os projetos e processos bem definidos se torna muito mais necessário estabelecer uma rotina muito bem planejada, pois o tempo passa a ser uma variável importantíssima para que os objetivos pretendidos sejam alcançados. Assim, é essencial deixar claro que o não cumprimento de determinadas tarefas programadas poderá acarretar em problemas de atraso e sobrecarga no futuro, trazendo dificuldade para obtenção de metas maiores.
3. Organização das rotinas cotidianas;
A organização das rotinas cotidianas é uma estratégia muito importante principalmente no que tange o aumento do desempenho para executar tarefas do dia a dia. Ainda engloba a categorização de procedimentos coletivos por semelhanças e afinidades. Sendo assim, o gestor pode medir períodos para serem realizadas todas as atividades de uma mesma categoria, o que, por sua vez, permite sustentar o foco por um período maior em obrigações semelhantes.
4. Acompanhamento da performance;
O acompanhamento da performance exige diversos níveis de acompanhamento e gestão. Desde o acompanhamento do desempenho coletivo da equipe, do desempenho individual e também da performance de toda a empresa. O gerenciamento de rotina exige que diferentes níveis de monitoramento sejam executados, são eles: desempenho do grupo; do indivíduo e da empresa em relação a dados projetos.
Quando não existe um acompanhamento da performance do time surgem diversos desafios, principalmente para aqueles que precisam apresentar os resultados dos times.
Para sobrepor esses desafios, todo líder precisa monitorar de perto a sua equipe, fazendo uso de checklists, planilhas, tabelas e outras ferramentas para liberar o andamento das tarefas em grupo ou individuais.
5. Usar a tecnologia como uma aliada.
Na gestão de rotina é muito importante ter facilitadores que nos ajude tanto na otimização de tarefas, como na padronização das ações. Quando se tem por exemplo um software que te permite a colocar em prática as ações que citamos anteriormente.
Concluindo, esperamos que com este post você desperte para o fortalecimento de uma cultura de processos e que consiga gerenciar suas rotinas de modo eficiente e eficaz, resultando em um crescimento contínuo e controlável.
